Archyvavimas

Jei dokumentų šūsnys Jūsų įmonės archyvą pavertė neįžengiamomis džiunglėmis, atėjo metas pasinaudoti UAB „Archyvita“ ir Ko paslaugomis.

Jūsų valdomos įmonės kasdien sukuria ir gauna dokumentus, taigi yra priverstos nuolat tvarkyti (valdyti) dokumentų srautus. Ko gero, žinote, kad dokumentų valdymas yra reglamentuojamas Lietuvos Respublikos teisės norminių aktų, o Jūsų įmonės archyvas yra visos Lietuvos archyvų sistemos dalis?

Priminsime, kad dokumentų valdymą sudaro:

• dokumentų parengimas;
• dokumentų apskaita (dokumentų registravimas);
• bylų sudarymas (dokumentacijos plano parengimas);
• bylų tvarkymas (bylų formavimas);
• dokumentų vertės ekspertizė (dokumentų saugojimo terminų nustatymas);
• bylų apskaita (dokumentų ruošimas archyvui);
• dokumentų naikinimas.

Profesionaliai organizuojant dokumentų valdymą Jūsų įmonėje, garantuojami du svarbiausi tikslai:

• dokumentų saugumas (fizinis dokumentų išsaugojimas ir juose esančios informacijos apsauga);
• lengva dokumentų ar informacijos juose paieška.

Jūsų įmonei neabejotinai svarbu, kad:

• teisingai organizuotas archyvinių dokumentų saugojimas leidžia sumažinti darbuotojų darbo laiko sąnaudas.
• tinkamas dokumentų archyvavimas leidžia išvengti nereikalingų dokumentų archyvo patalpose, taupo archyvo erdvę ir palengvina reikiamo dokumento paiešką.

Be to, Jūsų įmonės darbuotojų kasdieninį darbą – dokumentų parengimą – gali žymiai palengvinti parengti dokumentų pavyzdžiai ir įmonės dokumentų įforminimo, derinimo, pasirašymo procedūrų nustatymas.

Turbūt jau esate pastebėję, jog laikui bėgant didėjantis įmonės archyvas, susikaupusių dokumentų archyvavimas tampa rūpesčiu ar net problema: dokumentų saugojimas reikalauja vis daugiau erdvės, o jų paruošimas archyvui – specialių žinių ir įgūdžių. Taigi tenka spręsti darbuotojų ir patalpų klausimą.

Problemos čia nesibaigia, nes archyvų tvarkymas taip pat apima įvairius procesus – nuo patalpos archyvui įrengimo iki dokumentų sunaikinimo.

Jei Jūsų įmonės dokumentų valdymas ir archyvavimas kelia Jums rūpesčių, galite drąsiai perkelti juos ant profesionalų pečių – UAB „Archyvita“. Mūsų bendrovė turi reikiamas licencijas, kvalifikaciją ir veiklos patirtį, būtinas teikiant šias paslaugas:

• dokumentų rengimas (dokumentų rengimo procedūrų parengimas ir diegimas, dokumentų pavyzdžių parengimas, konsultavimas dokumentų projektų rengimo, derinimo, pasirašymo, tvirtinimo ir vykdymo kontrolės organizavimo klausimais);
• konsultavimas dokumentų archyvavimo klausimais;
• archyvavimo paslaugos (dokumentų tvarkymo paslaugos);
• konsultavimas archyvo tvarkymo klausimais;
• archyvo saugojimo paslaugos.

Archyvavimas - tai dokumentų paruošimas archyviniam saugojimui pagal LR dokumentų valdymo ir apskaitos taisyklių reikalavimus, kuris apima ne tik fizinį dokumentų klasifikavimą ir parengimą saugojimui, bet ir bylų apskaitos bazės sukūrimą (elektroniniai bylų sąrašai, apyrašai).

Archyvavimo paslaugos teikiama nauda įmonių veiklai:

• įmonių aukštos kvalifikacijos buhalterinę apskaitą vykdančių darbuotojų brangios laiko sąnaudos naudojamos jų tiesioginėms pareigoms vykdyti, negaištant laiko dokumentų archyvavimui;
• statistiniais skaičiavimais įmonės vienų metų dokumentų paruošimas archyviniam saugojimui kainuoja stacionariai samdomo darbuotojo 1-2 minimalius mėnesinius atlyginimus;
• sutaupoma iki 50 procentų įmonių archyvų erdvės;
• taupomas darbuotojų darbo laikas (jiems nereikia gaišti gilinantis į dokumentų archyvavimo taisykles ir archyvuoti dokumentų; sukurtos bylų apskaitos bazės minimizuoja dokumento paieškos laiką);
• mažėja išlaidos biuro priemonėms (suarchyvavus dokumentus brangūs dokumentų segtuvai toliau gali būti naudojami naujiems dokumentams segti);
• archyvas tvarkomas pagal galiojančius LR archyvų departamento ir kitų LR teisės aktų reikalavimus ir optimalius ilgametės praktinės patirties įgūdžius;
• įmonės reorganizavimo/ likvidavimo atveju nereikės privalomąja tvarka tvarkyti archyvo;
• tvarkingas archyvas su apskaitytomis bylomis leidžia fiksuoti dokumentų perdavimo - priėmimo faktą keičiantis darbuotojams;
• nepriklausomo paslaugos teikėjo periodiškai tvarkomas archyvas leidžia išvengti žmogiškų faktorių (dokumentų archyvavimo ir dokumentų paieškos darbai atliekami nepriklausomai nuo darbuotojo atostogų, ligos ir t.t.).

Įmonių dokumentus UAB „Archyvita“ ir Ko specialistai archyvuoja klientų įmonių patalpose, naudodamiesi atsivežta archyvo tvarkymui būtina įranga ir medžiagomis arba nuosavame erdviame, dokumentų archyvavimui pritaikytame biure.

Šią veiklą reglamentuoja šie LR Archyvų departamento norminiai aktai:

• Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklė;
• Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės;
• Raštvedybos taisyklės;
• Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir paskaitos taisyklės.