Įstaigų vadovų atsakomybė už dokumentų saugojimą

Vienas iš įstaigos dokumentų valdymo tikslų yra išsaugoti jos veiklos dokumentus reikiamą laiką, kad būtų užtikrinti įstaigos veiklos įrodymai ir su įstaigos veikla susijusių fizinių ir juridinių asmenų prievolės ir teisėti interesai.

Įstaigos vadovas atsako, kad jo vadovaujamos organizacijos dokumentai būtų išsaugomi reikiamą terminą. Remiantis LR Civilinio kodekso 2.4 str. 3 dalimi, „kiekvienas asmuo, kuris verčiasi verslu ar profesine veikla, privalo tvarkyti savo turtą ir visa kita, kas susiję su jo verslu ar profesine veikla, taip pat saugoti dokumentus ir kitą informaciją apie savo turtą, verslą ar profesinę veiklą taip, kad kiekvienas turintis teisinį interesą asmuo bet kada galėtų gauti visapusišką informaciją apie to asmens turtines teises ir pareigas“.

Administracinių teisės pažeidimų kodekso 18810 straipsnyje numatytos sankcijos už kliudymą Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos ir valstybės archyvų pareigūnams tikrinti pagal jų kompetenciją valstybės ar savivaldybių institucijas, įstaigas ar įmones, valstybės įgaliotus asmenis, nevalstybines organizacijas, privačius juridinius asmenis, už nepateikimą jiems dokumentų arba dokumentų nuslėpimą, klaidingų duomenų suteikimą arba atsisakymą suteikti duomenis.

stelazai-su-rankenem

Kiek laiko reikia saugoti įstaigos dokumentus?

Dokumentų saugojimo terminai yra nustatyti Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklėje, patvirtintoje Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakymu Nr. V-100. Šioje rodyklėje apibrėžiami minimalūs saugojimo terminai bendrųjų dokumentų, kurie parengiami didžiojoje dalyje įvairaus tipo įstaigų – tiek valstybinių, tiek privačių – veikloje. Tačiau esama ir rodyklių, apibrėžiančių specifinių viešojo administravimo sričių ar funkcijų dokumentų saugojimo terminus, pvz., bendrojo lavinimo mokyklų, notarų, antstolių, teismų, „Sodros“, policijos įstaigų ir pan. dokumentų saugojimo rodyklės.

Didžioji dalis dokumentų, kuriuos parengia įstaigos, yra iš finansinio ir kito turto valdymo srities, ir daugumos jų saugojimo terminas yra 10 metų. Tai trumpas saugojimo laikotarpis, tačiau jis pakankamai ilgas, kad šio tipo dokumentai būtų kaupiami darbuotojų darbo vietose. Ilgai saugomi (50 m.) dokumentai yra susiję su darbo santykiais ir darbo užmokesčio apskaita. Šie dokumentai sudaro mažesniąją įmonių dokumentacijos dalį, tačiau jai keliami aukštesni sutvarkymo, apskaitos bei saugojimo reikalavimai. Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse nurodoma, kad įstaigos bylos tvarkomos praėjus vieniems metams po jų užbaigimo. Pvz., 2014 m. dokumentus reikėtų ruošti archyviniam saugojimui 2016 metais.

Dokumentų perdavimas archyviniam saugojimui

Įmonės kasdien parengia ir gauna dokumentus, kurie kaupiami segtuvuose darbuotojų darbo vietose. Pasibaigus kalendoriniams metams, iškyla poreikis ankstesnių metų dokumentus perkelti į archyvą, nes jų prisireikia rečiau, o vietoje jų kaupiasi nauji dokumentai. Jei tinkamai nesurūšiuotos ir nepažymėtos bylos be sąrašų kaupiasi archyve, ilgainiui darosi sunku rasti reikiamą dokumentą. Perkėlus saugojimui neparuoštus dokumentus į archyvą, tampa sunku atskirti ilgai ir trumpai saugojamas bylas, todėl nemaža dalis dokumentų saugomi ilgiau, nei įstatymais nustatytas terminas. Todėl itin svarbu suskirstyti dokumentus į bylas pagal saugojimo terminus ir rūšis, parengti jų sąrašus bei apyrašus, siekiant tolesnio efektyvaus įstaigos dokumentų saugojimo archyve. Tam reikalingos kvalifikuotos žinios, kurias gali pasiūlyti kvalifikuoti ir didelę patirtį sukaupę mūsų dokumentų tvarkytojai.

Dokumentų saugojimo paslauga

LR Dokumentų ir archyvų įstatymo 2 str. dokumentų saugojimo paslaugą apibrėžia taip: tai „kitų asmenų dokumentų saugojimas specialiose saugyklose pagal licencijos turėtojo sutartinius įsipareigojimus ir teisės aktų nustatytus reikalavimus, siekiant užtikrinti saugomų dokumentų autentiškumą, patikimumą ir prieinamumą visą jų saugojimo laiką“. Tai licencijuojama paslauga, kurią teikiančios įstaigos privalo įrengti dokumentų saugyklas pagal Dokumentų saugojimo taisyklių, patvirtintų 2011 m. gruodžio 28 d. Vyriausiojo archyvaro įsakymu Nr. V-157, reikalavimus. Įsipareigoję saugoti įstaigų dokumentus, mes pasirašome sutartį, kuria prisiimame atsakomybę už dokumentų saugumą, informacijos konfidencialumą ir tinkamas saugojimo sąlygas. Taip pat užtikriname, kad klientui reikiama informacija iš archyvo bus prieinama greičiausiu reikalingu būdu.

Kaip teikiama saugojimo paslauga?

Pasirašius dokumentų pasaugos sutartį, mūsų įmonė parengia dokumentų perdavimo-priėmimo saugoti aktą, ir jį patvirtinus užsakovui, transportuoja dokumentus į „Archyvitos“ saugyklą. Priimant dokumentus, sutikrinama, ar perduoti dokumentai atitinka apskaitos dokumentus bei aktą, nurodoma, kiek bėginių metrų saugyklos lentynose užims perduoti dokumentai. Kas mėnesį išrašoma sąskaita pagal saugomų dokumentų kiekį ir sutartyje sutartą įkainį. Kasmet, pasibaigus dalies dokumentų saugojimo terminui, mūsų įmonės darbuotojai parengia dokumentų naikinimo aktą, ir jį patvirtinus užsakovo vadovui, dokumentus sunaikina saugiu būdu (plačiau žr. dokumentų naikinimas).

Dokumentu-saugojimas

Kaip įstaigai gauti reikiamą dokumentą iš „Archyvitos“ saugyklų?

Įgalioti užsakovo asmenys ar darbuotojai, prisijungę per prieigą klientams mūsų svetainėje, gali užpildyti užklausos formą, pagal kurią mūsų darbuotojai suras norimą dokumentą ir pateiks jį prašoma forma (elektroniniu būdu arba originalą paštu ar per kurjerį, per sutartą pateikimo laiką). Dokumento kopijos ar originalo pateikimo laikas gali būti skubus (per 3-8 darbo valandas) arba neskubus (per 1-2 darbo dienas). Prireikus mūsų darbuotojai gali parengti pažymą apie darbo užmokestį, patvirtinti nuorašus, skanuoti dokumentus ir t.t.  Užklausos dėl dokumentų kopijų/originalų pateikimo ir kitos susijusios paslaugos yra apmokamos pagal pasirašytos pasaugos sutarties įkainius.

Mūsų dokumentų saugyklos

UAB „Archyvita ir Ko“ turi licencijuotas dokumentų saugyklas (LR Vyriausiojo archyvaro tarnybos 2006-08-21 išduota licencija Nr.0003) ir saugo klientų dokumentus jau 10 metų. Šiuo metu mes turime įrengę LR Vyriausiojo archyvaro tarnybos licencijuotas dokumentų saugyklas Kaune, Vilniuje ir Vilniaus rajone, kurių bendras plotas sudaro 1978,21 kv.m. Dokumentų saugyklos atitinka apsaugos nuo gaisro, įsilaužimo, apšvietimo, drėgmės ir temperatūros reikalavimus.

Informacijos saugumas

UAB „Archyvita ir Ko“ įdiegta dokumentų valdymo tvarka, kuri atitinka ISO 27001 informacijos apsaugos valdymo reikalavimus. Tai užtikrina, kad klientų duomenys bei bylų apskaitos dokumentai (sąrašai, apyrašai, aktai, dokumentų kopijos ir t.t.) yra valdomi ir saugomi laikantis tarptautinių informacijos saugumo standartų.