Kam reikia dokumentų tvarkymo?

Dokumentų valdymą sudaro 4 pagrindiniai etapai: 1) dokumentų rengimas, 2) tvarkymas, 3) saugojimas ir 4) naikinimas. Įmonės dokumentų rengimas yra neatsiejama įmonės kasdienybės dalis, tačiau likę dokumentų valdymo etapai tradiciškai atsiduria darbų sąrašo gale, jiems visuomet pristinga laiko, nes daug svarbiau būna atlikti einamuosius, su tiesiogine veikla susijusius darbus (taip pat ir rengti naujus dokumentus). Tad dokumentų šūsnys darbo vietose ir įstaigos archyve auga, ilgainiui sukeldamos daug rūpesčių. Tenka skirti darbuotoją archyvo sutvarkymui, kuris ne visada išmano teisės aktus, reglamentuojančius įmonių dokumentų valdymą, ir nebūtinai kokybiškai atliks šį darbą.

Kas yra „dokumentų tvarkymo paslauga“?

Remiantis LR Dokumentų ir archyvų įstatymo 2 str., dokumentų tvarkymo paslauga apibrėžiama kaip „kitų asmenų dokumentų sisteminimas, bylų tvarkymas ir bylų apskaitos rengimas teisės aktų, reglamentuojančių dokumentų valdymą, nustatyta tvarka“. Kaip ir kokius dokumentus segti į bylas, kaip parengti jų apskaitos dokumentus (apyrašus ir sąrašus), kokius dokumentus privalu rengti ir kiek metų saugoti? Visi šie klausimai yra gana sudėtingi ir reikalaujantys specifinių žinių ir įgūdžių.

stelazai

UAB „Archyvita ir Ko“ pagrindinę veiklos dalį sudaro būtent dokumentų tvarkymo paslaugų teikimas klientams, nes išmanome atitinkamus įstatymus ir turime 15 metų dokumentų tvarkymo patirtį. Mes džiaugsimės galėdami pasitarnauti Jūsų įmonei sutvarkydami Jūsų įmonės archyvą ir paversdami jį ne našta, o patogia informacijos saugojimo vieta.

Kaip teikiame klientams šią paslaugą?

Šios paslaugos teikimą pradedame nuo kliento archyvo įvertinimo. Tiesioginės archyvo apžiūros metu galime tiksliausiai atlikti Jūsų archyvo ekspertizę ir pasiūlyti optimaliausius sprendimus. Suderinę preliminarių darbų ir įkainių sąmatą, pasirašome paslaugos teikimo sutartį ir imamės dokumentų tvarkymo darbų. Kliento pageidavimu, galime tvarkyti dokumentus kliento biure (archyve), kur atsiųstume dirbti savo darbuotojus. Arba galime parsivežti tvarkyti Jūsų dokumentus į savo biurą, o Jums grąžinti jau sutvarkytas dokumentų bylas archyvinėse dėžutėse su apskaitos dokumentais (elektroniniais sąrašais bei apyrašais).

Scheme

Jei pageidaujama, sutvarkytus dokumentus už tam tikrą mėnesinį mokestį galime saugoti savo licencijuotose saugyklose (plačiau žr. dokumentų saugojimas). Taip pat tvarkydami ankstesnių metų dokumentus atrenkame dokumentus, kurių saugojimo terminas yra pasibaigęs, vadovaujantis Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle, patvirtinta 2011 m. kovo 9 d. LR Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymu Nr. V-100. Pasibaigusio saugojimo termino dokumentus siūlome naikinti pagal mūsų parengtą ir kliento patvirtintą aktą (plačiau žr. dokumentų naikinimas).

Dokumentų tvarkymo paslauga klientams rekomenduojame naudotis kasmet, idant nesusidarytų dideli tvarkytinų dokumentų kiekiai ir kaštai.

Kuo naudinga dokumentų tvarkymo paslauga Jūsų įmonei?

Naudodamiesi dokumento tvarkymo paslauga, pajusite keleriopą naudą, susijusią su įmonės veiklos kokybe, kaštais ir efektyvumu:

  • iki 50 procentų sumažinsite įmonės archyvo užimamos erdvės;
  • efektyviau panaudosite kvalifikuotų įmonės darbuotojų darbo laiką (jiems nereikės gaišti gilinantis į dokumentų archyvavimo taisykles ir archyvuoti dokumentų; mūsų sukurti bylų apskaitos dokumentai pagreitins reikiamo dokumento paiešką);
  • sutaupysite kaštus darbo užmokesčio fondui: mūsų skaičiavimais, įmonės vienerių metų dokumentų sutvarkymas archyviniam saugojimui kainuoja 1-2 minimalius mėnesinius atlyginimus darbuotojo, samdomo pagal darbo sutartį;
  • sumažės išlaidos biuro priemonėms (persegus dokumentus į archyvines bylas, brangūs dokumentų segtuvai toliau gali būti naudojami naujiems dokumentams segti);
  • įmonės archyvas atitiks dokumentų ir archyvų valdymą reglamentuojančių teisės aktų reikalavimus, taip pat užtikrins, kad įmonės vadovas vykdo pareigą tinkamai tvarkyti ir saugoti teisės aktų apibrėžtus dokumentus;
  • įmonės reorganizavimo/ likvidavimo atveju nereikės specialiai tvarkyti archyvo, kurį privaloma nustatyta tvarka perduoti atitinkamos savivaldybės archyvui;
  • tvarkingas archyvas su bylų apskaitos dokumentais leis lengvai įforminti dokumentų perdavimo-priėmimo faktą keičiantis darbuotojams;
  • išorinio paslaugos teikėjo periodiškai tvarkomas archyvas leidžia išvengti žmogiškųjų faktorių (dokumentų archyvavimo ir dokumentų paieškos darbai atliekami nepriklausomai nuo darbuotojo atostogų, ligos ir t.t.);
  • jei įmonė turi derinti savo dokumentų apskaitos dokumentus su valstybės ar savivaldybės archyvais, už jų parengimą ir suderinimą atsakome mes.