Mokymai

Įstaigoms pageidaujant, rengiame mokymo kursus įstaigų darbuotojams, atsakingiems už dokumentų valdymą. Apmokome, kaip naudotis parengtais bylų apskaitos dokumentais, kaip užtikrinti efektyvų archyvo dokumentų valdymą, kaip parengti ar naudotis parengtu dokumentacijos planu, kaip atlikti dokumentų vertės ekspertizę ir kitomis aktualiomis temomis.

mokymai

Konsultacijos dokumentų valdymo klausimais

Dokumentų valdymas yra labai svarbi bet kurios įstaigos vidinės komunikacijos dalis. Tinkamai neužfiksavus informacijos dokumentuose arba laikant juos be sistemos, įstaiga netenka galimybės efektyviai pasinaudoti darbuotojų sukauptais žinių ištekliais, negali perduoti šių žinių naujiems darbuotojams ar panaudoti jų priimant naujus sprendimus. Įmonės archyvas yra ne tik juridinės atsakomybės objektas, bet ir įmonės istorija, „know-how“ informacija. Todėl norint šią informaciją išsaugoti ir tinkamai naudoti, reikalinga žinių valdymo sistema.

Mes esame sukaupę didelę patirtį ir esame dirbę su įvairių veiklos sričių įstaigomis – tiek valstybinio, tiek privataus sektoriaus. Mes išmanome specifinių veiklos sričių ir bylų formavimo ypatumus, žinome, su kokiomis tipinėmis problemomis susiduriama valdant įstaigų dokumentus. Esame pasiruošę pasidalinti šiomis žiniomis, siūlydami Jūsų įstaigai individualius dokumentų valdymo sprendimus: konsultavimą, dokumentacijos plano parengimą, dokumentų valdymo procedūros parengimą bei darbuotojų mokymus.

Dokumentacijos plano parengimas

Dokumentacijos planas rengiamas baigiantis kalendoriniams metams ir numato, kokios bylos ateinančiais kalendoriniais metais bus formuojamos ir koks įmonės darbuotojas bus atsakingas už bylos sudarymą.

Dokumentacijos planas (anksčiau – bylų nomenklatūra) yra būtinas siekiant užtikrinti efektyvų įmonių dokumentų tvarkymą ir valdymą visose jos veiklos srityse. Į jį įtraukiamos visos įmonėse numatomos sudaryti bylos. Dokumentacijos planas parengiamas kasmet, likus 2 mėnesiams iki naujų metų pradžios. Šis dokumentas yra įmonės dokumentų valdymo procedūros sudėtinė dalis.

Dokumentacijos plano teikiama nauda įmonių veiklai:

Kitos-paslaugos
  • apskaitomos padaliniuose susidarančios  bylos iki jų perdavimo į įstaigos archyvą;
  • naujai pradėję dirbti darbuotojai žino, kokios bylos buvo ir yra rengiamos jų padalinyje, taip užtikrinamas dokumentacijos rengimo tęstinumas;
  • išvengiama dokumentų kopijų patekimo į archyvines bylas;
  • taupomas darbuotojų darbo laikas (jiems nereikia gaišti laiko gilinantis į dokumentų saugojimo terminų rodykles ar svarstyti, kuriame padalinyje rasti reikiamus dokumentus);
  • nustatoma darbuotojų atsakomybė už bylų formavimą.

Dokumentų valdymo procedūros

Patyrę ir kvalifikuoti UAB „Archyvita“ specialistai didesnėms ar sudėtingesnės struktūros bendrovėms siūlo paslaugą efektyviam dokumentų valdymui – dokumentų valdymo procedūrų sukūrimą, kurioje aprašomi įstaigos dokumentų rengimo, vizavimo, pasirašymo, vykdymo ir atskaitingumo procesai ir pan.

Be to, siūlome sukurti konkrečios dokumentų grupės valdymo procedūras, pvz., dokumentų rengimo ir apskaitos procedūrą, sutarčių valdymo procedūrą ir kt.

Dokumentų valdymo procedūrų teikiama nauda įmonių veiklai:

  • taupomas darbuotojų darbo laikas (jiems nereikia gaišti laiko gilinantis į dokumentų rengimo, dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles);
  • sutrumpėja dokumento judėjimo kelias įmonėje;
  • užtikrinamas teisingas dokumentų paskirstymas į bylas;
  • numatoma darbuotojų atsakomybė už dokumentus;
  • palengvinama dokumentų paieška.

Transporto/archyvo kraustymo paslaugos

Įstaigoms keičiant biuro ar archyvo patalpas, iškyla poreikis saugiai ir kvalifikuotai pervežti archyvines bylas. Mes siūlome savo specialistų pagalbą, kurie padės tvarkingai ir saugiai perkelti archyvines bylas ir sistemingai išdėstyti jas naujoje vietoje, remiantis archyvų tvarkymo principais ir dokumentų saugojimo taisyklėmis.

Dokumentų skenavimo paslaugos

Galime pasiūlyti dokumentų skenavimo dideliais kiekiais paslaugą – mūsų darbuotojai kokybiškais skenavimo įrenginiais nuskaitys ir perduos užsakovui elektronines jų dokumentų versijas.

Duomenų valdymo paslaugos

Teikiame įmonėms didelio kiekio vienodo tipo dokumentų registravimo, patikros pagal sąrašus ir kitas susijusias paslaugas. Pavyzdžiui, mūsų klientai mielai naudojasi paslaugų fiziniams subjektams sutarčių registravimo bei patikros su registrais paslauga.

Naikintinų dokumentų ir makulatūros išvežimas

Esame pasiruošę išgabenti ir saugiai susmulkinti naikintinus Jūsų įstaigos dokumentus.