Dokumentų naikinimas

Dauguma įmonės dokumentų yra trumpalaikio saugojimo, t.y. jų saugojimo terminas yra ne ilgesnis nei 25 metai. Šie dokumentai turi mažą išliekamąją vertę, jų užimama vieta ir jose besikaupiančios dulkės vargina įmonių darbuotojus, apsunkina reikiamos informacijos paiešką.

Tačiau dokumentus naikinti galima tik pasibaigus bylos saugojimo terminui, numatytam dokumentacijos plane ar kituose teisės aktuose, reglamentuojančiuose dokumentų saugojimą, ir atlikus joje esančių dokumentų vertės ekspertizę bei priėmus sprendimą dėl tolesnio jos saugojimo ar dokumentų naikinimo. Dokumentus naikinti galima tik po to, kai patvirtinami tų metų ilgalaikio saugojimo bylų apyrašai ir kai atlikta jų vertės ekspertizės.

Dokumentų naikinimas turi užtikrinti įmonių ir jų verslo partnerių informacijos saugumo poreikį ir atitikti pagrindines Asmens duomenų apsaugos įstatymo ir kitų Lietuvos Respublikos teisės norminių aktų nuostatas. Siekdami laikytis šių reikalavimų, įmonių darbuotojai praranda nemažai laiko naikindami dokumentus įprastais kanceliariniais dokumentų naikinimo įrenginiais (aparatais).

UAB „Archyvita“ ir Ko yra pasiruošusi užtikrinti, kad dokumentų naikinimas būtų atliekamas maksimaliai sumažinant įmonių darbuotojų darbo laiko sąnaudas. UAB „Archyvita“ ir Ko turimas profesionalus dokumentų pjaustymo įrenginys susmulkina naikinamus dokumentus taip, kad juose neišsaugoma jokia informacija. Pjaustymo įrenginys atitinka trečiai slaptumo klasei keliamus reikalavimus.

Dokumentų naikinimo paslaugos teikiama nauda įmonių veiklai:

• Dokumentuose esanti informacija yra sunaikinama neatpažįstamai ir laikantis konfidencialumo įsipareigojimų klientui;
• taupomas darbuotojų darbo laikas (nereikia gaišti laiko gilinantis į dokumentų archyvavimo taisykles ir dokumentų saugojimo terminų rodykles, nereikia gaišti laiko naikinant dokumentus lėtu biuro dokumentų naikikliu);
• suteikiama kompleksinė paslauga: atliekama bylų vertės ekspertizė pagal galiojančias dokumentų saugojimo terminų rodykles, parengiamas dokumentų naikinimo aktas, iš kliento patalpų išvežami dokumentai naikinimui, saugiai ir pigiai sunaikinami dokumentai.

Šią veiklą reglamentuoja šie norminiai aktai:

• Asmens duomenų apsaugos įstatymas;
• Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklė;
• Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės;
• Raštvedybos taisyklės;
• Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir paskaitos taisyklės.