Kada galima naikinti įstaigos dokumentus?

Dauguma įmonės dokumentų yra trumpai saugomi, t.y. jų saugojimo terminas yra ne ilgesnis nei 25 metai. Pasibaigusio saugojimo termino dokumentų kaupimas įmonės archyve apsunkina reikiamos informacijos paiešką.

Tačiau dokumentus naikinti galima tik pasibaigus bylų saugojimo terminui, numatytam Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklėje ir dokumentacijos plane ir/ar kituose teisės aktuose, reglamentuojančiuose specifinių veiklos sričių dokumentų saugojimą. Be to, reikalinga atlikti bylose esančių dokumentų vertės ekspertizę, nes jose gali būti įsegta ir vėlesnių metų dokumentų, galiojančių sutarčių ir pan. Tik tuomet galima priimti sprendimą dėl tolesnio bylų saugojimo ar dokumentų naikinimo. Dokumentus naikinti galima tik po to, kai patvirtinami tų metų ilgai saugomų bylų apyrašai ir kai atlikta jų vertės ekspertizė.

Dokumentu-naikinimas

Dokumentų naikinimo paslaugos nauda įstaigai

Dokumentų naikinimas turi užtikrinti įstaigų ir jų verslo partnerių informacijos saugumo poreikį ir atitikti pagrindines Asmens duomenų apsaugos įstatymo ir kitų Lietuvos Respublikos teisės norminių aktų nuostatas. Siekdami laikytis šių reikalavimų, įmonių darbuotojai praranda nemažai laiko naikindami dokumentus įprastais kanceliariniais dokumentų naikinimo įrenginiais.

„Archyvita“ yra pasiruošusi užtikrinti, kad dokumentų naikinimas būtų atliekamas maksimaliai sumažinant Jūsų darbuotojų darbo laiko sąnaudas. UAB „Archyvita“ turimi profesionalūs pramoniniai dokumentų pjaustymo įrenginiai susmulkina naikinamus dokumentus taip, kad juose neišsaugoma jokia informacija. Pjaustymo įrenginys atitinka trečiai slaptumo klasei keliamus reikalavimus.

Pavedus dokumentų naikinimo funkciją mums, pajusite keleriopą naudą:

Dokumentu-naikinimas
  • apsaugoma konfidenciali įstaigos informacija – dokumentuose esanti informacija yra sunaikinama neatpažįstamai ir laikantis konfidencialumo įsipareigojimų klientui;
  • taupomas darbuotojų darbo laikas (nereikia gaišti laiko gilinantis į dokumentų archyvavimo taisykles ir dokumentų saugojimo terminų rodykles, nereikia gaišti laiko naikinant dokumentus lėtu biuro dokumentų naikikliu);
  • suteikiama kompleksinė paslauga: atliekama bylų vertės ekspertizė pagal galiojančias dokumentų saugojimo terminų rodykles, parengiamas dokumentų naikinimo aktas, iš kliento patalpų išvežami dokumentai naikinimui, saugiai sunaikinami dokumentai.

Dokumentų naikinimo dėžių nuoma

Mes siūlome Jūsų biurui patalpinti konfidencialių dokumentų naikinimo dėžes, į kurias darbuotojai galėtų saugiai išmesti dokumentus (rengiamų dokumentų juodraščius, kopijas, pan.). Prisipildžius dėžei, mūsų darbuotojai atvyks, saugiai išgabens ir neatpažįstamai sunaikins dokumentus, kad informacija juose taptų neprieinama trečiosioms šalims.

Sunaikintų dokumentų žaliavos perdirbimas

Vadovaujantis ISO aplinkos standartu 14001, mūsų įmonė visą sunaikintų smulkinimo būdu dokumentų žaliavą atiduoda perdirbti antrinių žaliavų surinkėjams. Tai vienas iš būdų, kuriuo prisidedame prie tvarios plėtros.