Dokumentų skaitmeninimo paslaugos
Šiuo metu dauguma verslo įmonių ir valstybinių institucijų valdo dokumentus hibridiniu būdu: dalis dokumentų jau sukuriama ir yra valdomi tik elektronine forma, o dalis – vis dar popierine. Proporcija tarp popierinių ir elektroninių dokumentų priklauso nuo veiklos srities, teisinio reguliavimo, darbo su trečiosiomis šalimis bei nusistovėjusių vidinių procesų. Neabejotina, kad vis auganti įmonių orientacija į duomenis ir elektronines paslaugas palaipsniui didins elektroninių dokumentų proporcijas visose srityse. Todėl įmonės vis dažniau ieško atsakymų, kaip elgtis su jau sukauptais popieriniais archyvais, kokius dokumentus verta skaitmeninti ir naudoti bei saugoti tik elektronine forma, o ką vis tik vertėtų turėti popierine forma? Apsisprendus dėl elektroninių dokumentų rūšių, taip pat svarbus sprendimas dėl tolesnės dokumentų saugojimo ir naudojimo vietos bei prieigos (dokumentų/turinio valdymo programos, būtinų dokumentų metaduomenų, formatų ir pan.). Jei jau priėmėte šiuos ir susijusius archyvo skaitmeninimo sprendimus, laikas pereiti prie tolesnių žingsnių ir apsvarstyti skaitmeninimo paslaugą, kurią Jums esame pasiruošę pasiūlyti.
Kodėl verta perduoti archyvo skenavimo projektą profesionaliam paslaugų teikėjui?
- Kvalifikuoti specialistai
- Aukštos klasės skenavimo įrangos įvairovė
- Dokumentų kokybės užtikrinimo procedūros
- Parengimas reikalauja rankų darbo, kurį atlieka labai patyrę darbuotojai
- Dideliam duomenų kiekiui apdoroti reikalingos techninės žinios
- Bendra užsakomųjų paslaugų kaina yra gerokai mažesnė nei darant šį darbą įmonės viduje
10 priežasčių, kodėl verta pasirinkti mūsų įmonę kaip dokumentų konvertavimo komandą:
1. Patirtis ir reputacija
2. Platus dokumentų rūšių asortimentas
3. Universalumas
4. Aukščiausio lygio įranga
5. Saugumas ir atitiktis
6. Vidiniai skenavimo ekspertai
7. Įsipareigojimai ir suderinamumas
8. 100% kokybės kontrolė
9. Joks darbas nėra per didelis ar per mažas
10. Patikrinti procesai
„Archyvita“ teikia dokumentų skenavimo paslaugas įmonėms ir organizacijoms Vilniuje, Kaune ir visoje Lietuvos Respublikoje. Taip pat padedame įmonėms sukurti savo dokumentų valdymo sistemas, skirtas suskaitmenintiems dokumentams tvarkyti.
Pradedame nuo apsilankymo jūsų patalpose, dokumentų peržiūros ir supratimo, kaip naudosite dokumentus, kai jie bus suskaitmeninti. Kai kuriais atvejais atliekame testinį skaitmeninimą siekdami geriau įvertinti konkretaus skaitmeninimo projekto reikalavimus.
Remdamiesi surinkta informacija, pateiksime jums skaitminimo projekto pasiūlymą. Paprastai ji bus suskirstyta į sudedamąsias išlaidas, pavyzdžiui, dokumentų parengimo darbo sąnaudas, vienos bylos skenavimo sąnaudas, indeksavimo sąnaudas ir kt. Tačiau, jei pageidaujate, galime pateikti ir išsamią vieno vieneto skaitmeninimo kainą.
Mes specializuojamės didelės spartos ir didelio formato dokumentų skenavimo ir (arba) vaizdavimo srityje. Naudojame daug funkcijų turinčią pramoninę skenavimo įrangą, kuri užtikrina, kad užfiksuosime visus duomenis, nepriklausomai nuo jų vietos dokumente. Mūsų skenavimo procesas apima tiek paprastą, tiek dvipusę medžiagą, paruošimą, sąvaržėlių, segtukų ir lipnių lapelių pašalinimą. Po suskaitmeninimo Klientams pateikiame fizinę duomenų kopiją šifruotame kietajame diske arba per SFTP serverį, arba suteikiame įgaliotų asmenų 24/7 prieigą prie suskaitmenintų dokumentų per mūsų E-archyvo sistemą.
Sektoriai, su kuriais dirbame:
Popierinių dokumentų skaitmeninimo projekto žingsniai:
1. Pasiėmimas: Šiame etape fiziniai dokumentai surenkami iš kliento buvimo vietos. Labai svarbu, kad tai būtų atliekama kruopščiai, siekiant išlaikyti dokumentų vientisumą ir konfidencialumą.
2. Dokumentų registravimas: Gavus kiekvieną bylą ar dokumentą, jis registruojamas sistemoje. Dokumentai gali būti kataloguojami ir žymimi brūkšniniais kodais, kad juos būtų galima sekti viso skaitmeninimo proceso metu ir nuo pat pradžių užtikrinti aiškią audito seką.
3. Valymas ir paruošimas: Prieš skenuojant dokumentus dažnai reikia juos paruošti. Tai gali būti segtukų ir sąvaržėlių pašalinimas, suplėšytų puslapių sutvarkymas ir dokumentų sisteminimas. Tikslas – užtikrinti, kad dokumentai būtų kuo geresnės būklės, kad juos būtų galima kokybiškai nuskaityti.
4. Skenavimas: Skenuojant dokumentai skaitmeninami naudojant specializuotus skenerius. Nustatymai ir metodai skiriasi priklausomai nuo dokumento tipo ir reikiamos kokybės. Tai kruopštus procesas, dažnai apimantis OCR procesą, taip pat didelės skiriamosios gebos failus, kad būtų užtikrintas įskaitomumas ir naudingumas.
5. Indeksavimas: Nuskenuoti dokumentai indeksuojami. Tai reiškia, kad kiekvienam dokumentui priskiriami metaduomenys, kurie gali apimti pavadinimus, datas, dokumentų tipus ir kitą svarbią informaciją. Indeksavimas yra labai svarbus skaitmeninių failų paieškai ir valdymui.
6. Kokybės tikrinimas: Po to, kai dokumentai nuskenuojami ir indeksuojami, labai svarbus kokybės užtikrinimo etapas. Jo metu skaitmeninės kopijos palyginamos su originalais, siekiant užtikrinti jų išsamumą ir įskaitomumą. Visos aptiktos klaidos ištaisomos ir, jei reikia, skenuojama iš naujo.
7. Atsarginė kopija į diską: Skaitmeninių dokumentų atsarginės kopijos daromos į diskus ar kitas laikmenas. Šis dubliavimas yra labai svarbus siekiant apsisaugoti nuo duomenų praradimo dėl techninės įrangos gedimo ar kitų nenumatytų įvykių.
8. Projekto pristatymas: Užbaigtas projektas pristatomas klientui. Tai gali reikšti failų perdavimą saugiomis skaitmeninėmis priemonėmis arba fizinių saugojimo įrenginių pateikimą. Dėl pristatymo būdo būtų susitarta projekto inicijavimo metu, kad būtų užtikrintas saugumas ir patogumas klientui.
9. Saugus sunaikinimas arba perdavimas saugoti: Paskutinis etapas dažnai apima saugų originalių dokumentų sunaikinimą, jei to pageidauja klientas. Popierinių dokumentų atrankos ir išsaugojimo elektronine forma tvarkos aprašas, patvirtintas Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2019 m. gruodžio 18 d. įsakymu Nr. VE-73, leidžia įmonėms sunaikinti popierinius dokumentus po skaitmeninimo, bet tik atlikus apraše numatytus veiksmus (priėmus vidinius teisės aktus, užtikrinus tinkamas informacinės infrastruktūros, skaitmeninimo, elektroninių dokumentų pasirašymo bei jų išsaugojimo priemones). Šį sunaikinimą atliekame smulkinimo būdu taip, kad būtų užtikrintas konfidencialumas, patvirtinamas sunaikinimo sertifikatu. Mūsų praktika rodo, kad įmonės yra dažniau linkusios saugoti atsargines popierines suskaitmenintų dokumentų kopijas mūsų saugyklose arba savo vidiniuose archyvuose.
Prireikus, viso skaitmeninimo projekto metu Jūs bet kada galite užsakyti ir gauti per 4 darbo valandas Jums reikalingų dokumentų kopijas. Norėdami detaliau aptarti Jūsų dokumentų skaitmeninimo projektą, susisiekite čia.
