Tvarumo politika
2024 m. pasirengėme pirmąją mūsų įmonės Tvarumo politika, kurioje išvardijome visas savo vykdomas ir numatomas atlikti tvarumo iniciatyvas, aprašėme įvairius savo veiklos aspektus, kurie, teikiant paslaugas mūsų klientų archyvams, turi didžiausią poveikį aplinkai. Tikime, kad tai svarbu mums ir mūsų klientams. Mūsų taikomos dokumentų archyvavimo ir naikinimo praktikos ir procesai leidžia pasiekti aukščiausius laipsnius dokumentų perdirbamumo atžvilgiu. Tai svarbus saugos, paslaugų kokybės ir tvarumo įsipareigojimas, kurį ir toliau pažadame išlaikyti. Tvarumo politika yra startinės gairės, ką darome ir ką planuojame daryti šiuo klausimu. Ateities tikslas: turėti kasmetinę Tvarumo ataskaitą bei įsivertinti pagal Nacionalinį tvarumo indeksą.
Tvarus popierinių dokumentų archyvo valdymas
Nors viešajame diskurse nuolat girdime, kad popierius yra absoliutus blogis ir tvarumo priešas, vis tik gerbiame įvairias mūsų klientų, t.y. įmonių, atstovaujančių pačias įvairiausias industrijas, procesus ir poreikius bei jų sričių teisinį reguliavimą. Nors elektroniniai dokumentai ir parašai įteisinti Lietuvoje virš 10 metų, perėjimas nuo popierinių prie elektroninių dokumentų yra palaipsnis, verslas skaičiuoja ir apdairiai vertina rizikas, kaštus, veiklos tęstinumą, galimas teisinės atsakomybės ir BDAR rizikas bei individualiai sprendžia dėl savo dokumentų formos ir laikymo vietos. Net ir labai skaitmeniniai verslai (pvz., elektroninės parduotuvės), turintys fizines sąveikas su fiziniais asmenimis (pvz., prekių atsiėmimo punktuose) spausdina dokumentus ir gauna fizinį klientų parašą.
Kibernetinių pavojų akivaizdoje, kai bet kuri debesies saugykla gali būti išlaužta ir visi duomenys (dokumentai) prarasti, turėjimas atsarginės fizinės dokumento kopijos (hard copy) nutolusiame archyve yra puikus draudimo polisas ir veiklos tęstinumo saugiklis. JAV, kuri yra debesijos paslaugų ir dokumentų valdymo programinės įrangos pionierė, daugybė verslo įmonių skaitmenina ar saugo ir dirba su elektroniniais ar suskaitmenintais dokumentais, tačiau pasideda popierines kopijas į nutolusius komercinius archyvus kaip draudimą ar apsaugą elektroninių duomenų netekties atveju.
Tvarumas tai yra atsakingas dokumentų archyvavimas, saugojimas tik tokį laiko tarpą, kiek privaloma ar būtina, ir jo sunaikinimas tokiu būdu, kad būtų paliktas minimalus poveikis aplinkai ir siekiant maksimalaus pakartotinio panaudojimo ar atliekų perdirbimo.
Tvarios veiklos sprendimai archyvavime: persegti dokumentus iš brangių biuro segtuvų į archyvines laikmenas, o segtuvus susigrąžinti ir naudoti naujiems dokumentams; sisteminti bylas pagal metus ir saugojimo terminus į dėžes tam, kad atėjus naikinimo terminui, būtų sunaikinama visa dėžė ir mažėtų saugomas metražas.
Tvarios veiklos sprendimai archyvo saugojime: įmonės archyvo perdavimas saugoti į specializuotą mūsų saugyklą taupo biuruose/klientų patalpose archyvo užimamus šildomus plotus. Saugant dideliame archyvų centre, kliento archyvo šildymo ir poveikio aplinkai dydis sumažėja. Archyvų šildymui naudoti atsinaujinančios energijos šaltinius.
Tvarios veiklos sprendimai archyvo naikinime: dokumentai ruošiami naikinimui rankiniu būdu atskiriant popierių nuo plastiko ir metalo bei kitų priemaišų, naudotų archyvavimui. Taip pasiekiama, kad maksimalus archyvo dokumentų popieriaus kiekis yra smulkinamas ir perdirbamas. Visos išrūšiuotos medžiagos yra perduodamos perdirbti. Visos archyvavimui dar tinkamos priemonės naudojamos pakartotinai.
